Povinnosť inventarizovať majetok a záväzky má každý podnikateľský subjekt. Súčasťou majetku je aj pokladnica a preto netreba zabúdať aj na jej inventarizáciu. Podľa legislatívy o účtovníctve má podnikateľský subjekt povinnosť vykonať inventarizáciu pokladnice v rovnaký deň, ako v ten, kedy sa zostavuje účtovná závierka.
Stav a pohyb peňažných prostriedkov v hotovosti podnikateľský subjekt má povinnosť zaúčtovať bez ohľadu na to, či ide o samostatne zárobkovo činnú osobu alebo právnicky subjekt. Na tento druh účtovania sa najčastejšie používa kniha pokladnice. Účtuje sa do nej na základe riadnych pokladničných dokladov, ktoré sú buď príjmové alebo výdavkové. Príslušná legislatíva jasne definuje všetky povinné náležitosti, ktoré musia tieto doklady obsahovať. Ak subjekt zistí nesúlad v týchto náležitostiach, je povinný ich opraviť.
V pokladnici sa zvyčajne nachádzajú bankovky a mince v štátnej mene EUR alebo tiež rôzne iné, cudzie meny. Môžu sa v nej však ešte nachádzať aj napríklad ceniny, ktoré z pohľadu legislatívy nazývame ako krátkodobý finančný majetok. Pod pojmom ceniny tiež chápeme napríklad kolky, tzv. „gastrolístky“ či telefónne karty.
Pohyby peňažných prostriedkov v pokladnici sa účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva v pokladničnej knihe a v podvojnom účtovníctve sa o stave a pohybe hotovosti účtuje na účte – Pokladnica (účet 211). Stav a pohyb cenín sa účtuje v knihe cenín.
Aká časť legislatívy nariaďuje povinnosť zostavovať inventarizáciu pokladnice? Je to ustanovenie § 6 ods. 3 Zákona o účtovníctve. Toto ustanovenie je platné pre všetkých podnikateľov a to bez ohľadu na to, v akej sústave účtujú (jednoduché vs. podvojné účtovníctvo). Pod pojmom inventarizácia môžeme tiež chápať ako rozdiel majetku a záväzku alebo stav majetku a záväzkov, či je v skutočnosti identický ako v účtovníctve.
Ako sme už spomínali vyššie, každý podnikateľský subjekt by mal realizovať inventarizáciu v deň účtovnej závierky v zmysle relevantnej legislatívy. Účtovnú závierku delíme na riadnu a mimoriadnu. Riadna účtovná závierka sa zostavuje k poslednému dňu účtovného obdobia a mimoriadna sa realizuje na základe rozhodnutia subjektu. Väčšinou ide o závažné prípady, ktoré môžu nastať v každom podnikateľskom subjekte, ako napríklad zlúčenie, rozdelenie alebo zrušenie spoločnosti.
Pri inventarizácií existujú postupy, ktoré na seba logicky nadväzujú a to:
- Zistiť reálny stav pokladnice (fyzická inventúra), kde sa zadefinujú zistené skutočnosti do inventúrnych dokumentov,
- Konfrontovať reálny stav s účtovníctvom,
- Určiť inventarizačné rozdiely – t. j. manko alebo prebytok,
- Zadefinujú sa (ak sú) príčiny uvedených rozdielov,
- Určia sa dôsledky zodpovednosti voči hmotne zodpovednej osobe (ak je relevantné),
- Posledným krokom je riadne zaúčtovanie týchto rozdielov do príslušného obdobia.
