Jednoduché účtovníctvo II.
Nakoľko sme v posledných dňoch obdržali množstvo nových otázok na tému
jednoduché účtovníctvo, rozhodli sme sa rozšíriť problematické otázky či situácie, ktoré
sa Vás môžu dotýkať. Mnoho z Vás chce začať podnikať, avšak nedisponuje dostatkom
skúseností a tak zvažuje, čo je pre danú situáciu lepšie, najmä čo sa týka vedenia účtovníctva.
Pokúsime sa teda priblížiť, aktualizovať či vyriešiť najčastejšie otázky (napr. archivácia
dokladov, výdavky pred začatím podnikania, stravné a pod.), s ktorými sa môžete počas
podnikania stretnúť, ak sa rozhodnete pre jednoduché účtovníctvo.
V úvode by sme radi spomenuli, že účtovanie v sústave – jednoduché účtovníctvo je
administratívne a časovo náročnejší spôsob, avšak v prípade legislatívnych zmien nemusí
podnikateľ meniť spôsob uplatňovania výdavkov. Výhodou môže byť aj fakt, že má podstatne
väčší prehľad o svojich príjmoch, výdavkoch, pohľadávkach či záväzkoch a tiež ich členení,
čo má význam pre podnikateľa z dlhodobejšieho hľadiska.
V sústave – jednoduché účtovníctvo môžu účtovať všetky podnikateľské subjekty,
t. j. držitelia živnostenského oprávnenia, autori, podnikatelia, ktorí podnikajú na základe
osobitného predpisu, živnostníci, finanční poradcovia a všetky osoby, ktoré nie sú zapísané
v obchodnom registri.
Hlavnou knihou, v ktorej sú zaznamenané všetky finančné pohyby v hotovosti a na
účte je – peňažný denník. Denník zaznamenáva finančné pohyby, ktoré ovplyvňujú základ
dane (a aj tie, ktoré ho neovplyvňujú – t. j. celkový finančný prehľad).
Peňažný denník musí obsahovať prehľad o peniazoch v hotovosti (príjmy a výdavky),
prehľad o peniazoch na bankových účtoch (príjmy a výdavky), prehľad o priebežných
položkách, prehľad o príjmoch, ktoré súvisia s jeho podnikateľskou činnosťou a sú zahrnuté
do základu dane, prehľad o výdavkoch, ktoré súvisia s podnikateľskou činnosťou – energie,
mzdy, a pod., prehľad o ostatných príjmoch, ktoré neovplyvňujú základ dane a prehľad
o ostatných výdavkoch, ktoré nesmú ovplyvniť daňový základ (napr. platba dane z príjmu,
platba DPH, výdavky na osobnú spotrebu, nákup dlhodobého majetku, pokuty a penále,
manká, dary, splátky úveru a pod.).
Podnikateľ, ktorý v rámci podnikateľskej činnosti prijíma platby v hotovosti, je povinný viesť
záznamy denných tržieb (elektronická registračná pokladnica) a súhrnne o tržbách účtovať
v denníku minimálne jedenkrát mesačne.
Kniha pohľadávok eviduje pohľadávky voči zákazníkom. Patria sem aj pohľadávky voči
zamestnancom. V knihe záväzkov eviduje záväzky voči dodávateľom materiálu, tovaru,
služieb a pod. Okrem toho podnikateľ eviduje stav zásob v členení na materiál, tovar,
výrobky, zvieratá, hnuteľný majetok, odpisovaný hmotný a nehmotný majetok spolu
s odpisovým plánom. Ak podnikateľ používa motorové vozidlo, vedie si knihu jázd.
Do skupiny zásob patrí materiál, vlastná výroba, zvieratá, tovar, hnuteľné veci
s použiteľnosťou dlhšie ako rok. Do skupiny služieb patria energie, platby za použitie
telekomunikačných služieb, poštovné, bankové poplatky a pod. Skupinu mzdy tvoria čisté
mzdy, poistné zamestnanca, daň zo mzdy. Skupinu tvorba sociálneho fondu – účtovaný je
iba výdavok. Skupinu odvodov do fondov tvoria odvody na poistné podnikateľa a odvody
na poistné, ktoré platí zamestnávateľ za zamestnancov. Skupinu „ostatné“ tvoria kurzové
rozdiely, odpisy, rezervy, stravné lístky, diaľničné známky, daň z nehnuteľnosti a daň
z motorových vozidiel.
Častou problematikou pre podnikateľov, ktorí sa chystajú účtovať v schéme –
jednoduché účtovníctvo je otázka reálne uhradených výdavkov pred dátumom začatia
podnikania. Podnikateľ môže uplatniť do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane všetky
výdavky, ktoré vynaložil na nákup materiálu, náradia, tovar, nástroje a pod. a na iné
nevyhnutne vynaložené výdavky spojené so začatím činnosti (reklama, inzercia či nájomné)
v období 1 kalendárneho roka, ktorý predchádza kalendárnemu roku, kedy začal živnosť.
Ostatné príjmy a výdavky odo dňa začatia podnikania účtujeme časovo chronologicky do
príslušných stĺpcov peňažného denníka. Príjmový pokladničný doklad vystavíme ku každému
príjmu a výdavkový pokladničný doklad vystavíme ku každému výdavku. Pokladňou
podnikateľa sa rozumie hotovosť, ktorou podnikateľ disponuje v rámci svojho podnikania.
Pri vykonávaní podnikateľskej činnosti vzniká množstvo obchodnej, účtovnej
a personálnej dokumentácie, ktorú je potrebné archivovať. Archiváciu účtovných dokladov
(sú to všetky daňové doklady, rozhodujúce pre určenie DPH – faktúra, dohody o platbách,
cestovné lístky) a jej lehotu určuje zákon, ktorý stanovuje nasledovné:
– účtovná závierka a výročná sprava = archivácia 10 rokov;
– mzdové listy = archivácia 10 rokov;
– údaje potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia =
archivácia 20 rokov;
– účtovné doklady, odpisový plán, zoznamy účtovných kníh, inventárne súpisy = archivácia 5
rokov;
– programová dokumentácia pre vedenie účtovníctva (výpočtová technika) = archivácia 5
rokov;
– inventárne karty hmotného majetku okrem zásob = archivácia 3 roky.
Účtovná jednotka je povinná pred svojim zánikom zabezpečiť archiváciu účtovných
záznamov. Taktiež je jednotka povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti
strate, zničeniu či poškodeniu.
Čo sa týka stravného, podnikateľ si ho môže uplatniť niekoľkými spôsobmi. Medzi
najčastejší spôsob patrí využitie služieb stravovacieho zariadenia, kde mu stravovanie
fakturujú mesačne (alebo v inej periodicite). Ďalším spôsobom je stravovanie sa
v reštauračných zariadeniach, kde hradí stravné denne. Posledným spôsobom je zaobstaranie
si stravovacích poukážok, ktoré sú uplatniteľné vo väčšine stravovacích zariadení alebo
nákup v potravinách. Ako však účtovať dodávateľskú zálohovú faktúru za stravovacie
poukážky? V prípade, že sa podnikateľ rozhodol pre objednanie si stravovacích poukážok,
spoločnosť XY mu vystaví zálohovú faktúru. Podnikateľ označí zálohovú faktúru interným
číslovaním a zapíše do knihy záväzkov. Podnikateľ uhradí poukážky prevodom z banky na
účet spoločnosti XY. Následne mu kuriér doručí poukážky. Podnikateľ úhradu zapíše do
peňažného denníka ako „výdaj z účtu“ – stĺpec „ostatné výdavky“. Zálohová faktúra by mala
byť následne založená medzi dodávateľské faktúry. Po pripísaní úhrady na účet spoločnosti
XY bude podnikateľovi vystavená vyúčtovacia faktúra, ktorá bude založená podnikateľom do
dodávateľských faktúr a zapísaná do knihy záväzkov.
Ďalšou problematikou začínajúcich podnikateľov je zriadenie prevádzky (predajne).
V prvom rade je nutné, ak sa živnostník rozhodne pre prevádzku, aby si rozšíril svoje
živnostenské oprávnenie o činnosť „maloobchod“ na živnostenskom úrade. Priestory musia
zodpovedať hygienickým nárokom v zmysle požiadaviek Úradu pre verejné zdravotníctvo
SR. Ak priestory splnia podmienky, podnikateľ od Úradu obdrží povolenie na otvorenie
prevádzky. Netreba zabudnúť ohlásiť prevádzku na miestny úrad a priložiť otváracie hodiny.
Živnostník je povinný uhradiť poplatok za komunálny odpad. Ďalším krokom je nákup
elektronickej registračnej pokladne s fiškálnym modulom. Každému kupujúcemu musí
podnikateľ po zaplatení vydať doklad z pokladnice, ktorý musí obsahovať daňový kód
elektronickej registračnej pokladnice (ďalej „ERP“), DIČ – ak podnikateľ nie je platiteľom
dane z pridanej hodnoty, identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je
platiteľom dane z pridanej hodnoty, ochranný znak, poradové číslo od poslednej uzávierky,
dátum a čas vyhotovenia dokladu, označenie tovaru a služby, množstvo tovaru alebo rozsah
služby, cenu tovaru, obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania a predajné miesto, základ
dane z pridanej hodnoty (ak je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb),
sadzbu dane z pridanej hodnoty alebo údaj o oslobodení od dane, výšku dane z pridanej
hodnoty spolu, celkovú sumu platenej ceny a zaokrúhlenie ceny.
Od 01. 01. 2014 prišlo k novele zákona, čo pre podnikateľov znamená, že ERP musí
obsahovať viac povinných údajov. Pre podnikateľa, ktorý používa knihu ERP pred termínom
01. 01. 2014, používať ju môže aj naďalej, avšak informácie doplnené novelou musí dopísať
k dátumu 01. 01. 2014 ručne. Jedná sa o prípady, kedy nie je predajné miesto uvedené v knihe
ERP. V knihe ERP musí byť tiež uvedený typ, výrobné číslo, model, názov výrobcu alebo
distribútora, ktorému bol vydaný certifikát. Ďalej v knihe ERP musí byť u vedené obchodné
meno, sídlo a DIČ servisnej organizácie, pričom po novom budú môcť byť v knihe ERP
uvedené dve servisné organizácie. Servisná organizácia musí zaznamenať číslo plomby,
ktorou bola ERP označená.
Čo sa týka ďalšej novinky platnej od 01. 01. 2014, ktorá je badateľná v každej
prevádzke s ERP, je povinnosť vystaviť vzor pokladničného dokladu vytlačeného
pokladnicou. Novinka má umožniť zákazníkovi skontrolovať, či dostal správny doklad. Na
účely bločkovej lotérie bude potrebné na vzore zvýrazniť daňový kód ERP, dátum a čas,
ochranný znak a celkovú sumu. V prípade, že je v prevádzke viac pokladníc toho istého
druhu, bude postačovať iba jeden vzor dokladu.
Od používania ERP je oslobodená osoba s ťažkým zdravotným postihnutím. Cez ERP
môže podnikateľ prijať najviac 5 000 EUR v hotovosti a najviac 1 000 EUR bez faktúry.
Ak máte záujem o vedenie jednoduchého účtovníctva a zaujíma vás cena neváhajte nás kontaktovať a nechajte si vypracovať si cenovú ponuku.
