Elektronická registračná pokladnica je elektronické zariadenie, ktoré disponuje pamäťou, vizuálnym zariadením, hodinami či tlačiarňou. Tieto časti tvoria jeden celok. Čo sa týka povinností podnikateľského subjektu, medzi ne môžu napríklad patriť :
- zaevidovanie prijatých peňažných prostriedkov – každý podnikateľský subjekt, ktorý obdržal prostriedky za ponúkaný tovar či službu, je povinný ich bezodkladne evidovať. Túto povinnosť má tiež podnikateľský subjekt, ak bol na neho vyhlásený konkurz, avšak ak naďalej realizuje svoje aktivity. Tieto povinnosti však nemá za povinnosť ten subjekt, ktorý je v likvidácií a ďalej nepodniká.
- zaobstaranie zariadenia – podnikateľský subjekt má povinnosť zaobstarať si pokladnicu na vlastné náklady.
- registračná povinnosť na príslušnom daňovom úrade – subjekt má povinnosť podať žiadosť buď písomne alebo elektronicky na pridelenie kódu, ktorý sa zobrazí na pokladničnom doklade. K žiadosti je nutné priložiť kópiu rozhodnutia o certifikáte pokladnice a knihu pokladnice.
- zmluva so servisnom organizáciou pokladnice – subjekt je povinný sa zmluvne zaviazať s takouto spoločnosťou, ktorá mu bude realizovať servis, ako aj uvedenie do prevádzkového režimu.
- opravy pokladnice – každý subjekt, ktorý disponuje elektronickou registračnou pokladnicou je povinný realizovať servis minimálne každých 5 rokov.
- odstávka v používaní pokladnice – subjekt je v prípade poruchy povinný oznámiť túto skutočnosť servisnej organizácií a túto skutočnosť písomne zaznamenať do knihy elektronickej pokladnice.
- zmena údajov – subjekt je povinný každú zmenu nahlásiť svojmu daňovému úradu, aby zaevidoval všetky zmeny (napríklad zmena obchodného mena).
- vydanie dennej uzávierky – subjekt je povinný vyhotoviť dennú uzávierku za každý deň, kedy obdržal tržby. Čo sa týka archivácie, tu je subjekt povinný ju archivovať 5 rokov. Povinnosť prikladať a nalepovať tieto uzávierky do dennej knihy však už ako povinnosť nemá.
- intervalová a prehľadová uzávierky – subjekt má povinnosť vystaviť intervalovú a prehľadovú uzávierku, avšak iba na podnet príslušného daňového úradu.
- ukončenie používania pokladnice – v tomto prípade je subjekt povinný nahlásiť ukončenie prevádzky servisnej organizácií, ako aj daňovému úradu a to najneskôr do 3 dní odo dňa ukončenia prevádzky.
