Mnoho zamestnávateľov sa na nás obracia s otázkou, do akej lehoty sú povinní prihlásiť nového zamestnanca (či už ide o dohodu alebo trvalý pracovný pomer) do príslušnej zdravotnej poisťovne a Sociálnej poisťovne a ak tak nespravia, aké to môže mať dôsledky. Z tohto dôvodu sa pokúsime túto problematiku ozrejmiť.
V prvom rade by sme radi čitateľov upozornili, že za nesplnenie prihlasovacej povinnosti budú zo strán uvedených inštitúcií udelené pokuty voči zamestnávateľom, ktorí tak nespravia. Hrozba sankcií nie je však jediné, na čo by sme chceli upozorniť, ale aj na priame odporúčania z praxe.
Nie len prihlášky za zamestnancov prechádzajú registrom, ale tiež mesačné výkazy, ktoré zamestnávatelia (alebo ich účtovníci) každý mesiac posielajú buď do zdravotných poisťovní alebo Sociálnej poisťovne. Ak vznikne na strane zamestnávateľa nezrovnalosť, inštitúcia druhú stranu vyzve k tomu, aby ste si ich opravili. V opačnom prípade bude výkaz zamietnutý. Situácia sa však komplikuje aj z toho dôvodu, že registrácia odvodov na zdravotné poistenie nie je totožná, ako je registrácia na sociálne poistenie. Ak ide o zamestnanca, ktorý pracuje na dohodu (t. j. mimo pracovného pomeru) – tu je potrebné zistiť, či má vôbec povinnosť registrácie do príslušnej zdravotnej poisťovne, pretože ak ide napríklad o osobu ZŤP, prihláška sa do zdravotnej poisťovne neposiela. Ak ju aj napriek tomu pošlete, zdravotná poisťovňa Vás upozorní, že prihláška nebola akceptovaná (a uvedie dôvod).
Čo sa týka zdravotnej poisťovne – zamestnávateľ je povinný do 8 pracovných dní registrovať nového zamestnanca v tej poisťovni, kde je zamestnanec registrovaný. Prihlásenie sa realizuje prostredníctvom formulára „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“. Zdravotné poisťovne majú tento formulár odlišný a z toho dôvodu je potrebné mať prax pri ich vypĺňaní, pretože môžete ľahko spraviť omyl. Ak ide o celkom prvého zamestnanca v spoločnosti, ešte pred týmto úkonom je potrebné prihlásiť na poistenie aj samotného zamestnávateľa (firmu) ako platiteľa poistného. Ak má firma max. 3 zamestnancov, ste oprávnený podávať prihlášky papierovo. Ak má firma viac ako 3 zamestnancov, je povinná podávať prihlášky výlučne elektronicky. Z praxe preto odporúčame, aby ste sa pri samotnej registrácií prihlásili na podávanie výkazov do elektronickej pobočky, nakoľko Vám to v budúcnosti dokáže uľahčiť prácu. Každá poisťovňa vydáva iné prihlasovacie údaje (niektoré vydávajú grid kartu, iné len prihlasovacie údaje).
Čo sa týka Sociálnej poisťovne – tu je zamestnávateľ povinný prihlásiť zamestnanca ešte PRED nástupom do zamestnania! V prípade, že ho prihlásite s neskorším dátumom, hrozia Vám pokuty nie len zo Sociálnej poisťovne, ale aj zo strany Inšpektorátu práce (tu sankcie začínajú na hodnote 2 000 EUR). Ak ide o Vášho prvého zamestnanca – ste povinný sa dostaviť na pobočku Sociálnej poisťovne a zaregistrovať sa nie len ako nový zamestnávateľ, ale aj do elektronickej pobočky, nakoľko podávanie prihlášok a výkazov je možné výlučne elektronicky. Na Sociálnej poisťovni Vám na mieste vydajú IČZ a grid kartu, pod ktorými budete dokumenty podávať. Tu odporúčame, aby si zamestnávatelia neuľahčovali situáciu tým, že pošlú na pobočku svojho (externého) účtovníka, aby si zriadil na seba ďalší prístup (pod svojimi údajmi) na podávanie výkazov, pretože z praxe vieme, že pri zmene účtovníkov bude nutné postup vždy opakovať.
