Problematika písania grantových / grantovej žiadostí / žiadosti
Mnohí z Vás, ktorí ste súčasťou neziskového sektora, či už ako „vlastníci“ občianskeho združenia alebo ako dobrovoľníci, ste si určite položili otázku, ako môžete napomôcť združeniu či organizácií získať finančné prostriedky na realizáciu aktivít a naplnenie hlavných cieľov. Samotný proces vyhľadania vhodného grantového programu a konkrétnej výzvy je sám o sebe zdĺhavý, či už z dôvodu, že dotyčný nevie kde a ako výzvy hľadať, alebo z dôvodu, že o výzve vie, ale čaká na jej vyhlásenie (vyplývajúc z harmonogramu výziev na daný rok). V prípade, že nemáte žiadne skúsenosti s kompletizáciou žiadosti o grant, dovoľujem si Vás upozorniť, že Vás čaká dlhá a strastiplná cesta plná administratívnych prekážok. Tí, ktorí už majú skúsenosť s danou problematikou vedia, že celý proces nie je jednoduchý a pri každom projekte môžu vzniknúť úplne nové a špecifické situácie. Preto je nutné ku každému projektu pristúpiť individuálne a brať ho ako jedinečný.
Väčšina žiadateľov o grant pozná nedostatky organizácie a vie presne čo jej chýba. Niekedy sa jedná o konkrétne predmety či vybavenie, niekedy môže ísť o školenia či kurzy. Mnohokrát je to kombinácia oboch situácií. V takom prípade môže byť žiadateľ zapojený vo viacerých projektoch, čo môže byť z časového pohľadu záťažovou situáciou a môže dôjsť k situácií, že žiadateľ predloží riadiacemu orgánu neúplnú žiadosť, či na niečo zabudne. Preto v takejto situácií žiadateľom o grant odporúčam, aby si vytvorili pracovnú skupinu, ktorá si prácu medzi sebou rozdelí. Najlepší spôsob pri príprave projektov je, ak na žiadosti a prílohách spolupracujú minimálne dve až tri osoby. Vtedy môže dôjsť k vzájomnej kontrole a žiadateľ si môže byť istý, že mu nič nevypadne. Rada by som sa v nasledovnej časti článku venovala najčastejším chybám zo strany žiadateľov o grant.
V prípade, ak ste si našli výzvu, je nutné zistiť, či ste oprávneným žiadateľom. V mnohých prípadoch žiadateľ tento krok preskočí a pri predkladaní žiadosti (keď už absolvoval celý proces) zistí, že patrí medzi neoprávnených žiadateľov. Zistí to buď tak, že mu žiadosť bude zamietnutá, alebo náhodne pri komunikácií s príslušným orgánom. V prvom rade je v tomto kroku nutné zistiť, aké inštitúcie sú z grantového programu podporené (napr. občianske združenia, nadácie, FO/PO a pod.), či sídlo združenia je v oprávnenom území (napr. BSK, KSK a pod.) a či jeho výdavky budú patriť medzi oprávnené (môže ísť napr. aj o DPH). Preto je nutné si dôkladne naštudovať príručku pre žiadateľa, alebo podmienky grantového programu. Tento krok patrí z môjho pohľadu k najdôležitejším, pretože v ňom si vie žiadateľ uvedomiť, či má zmysel pokračovať v celom procese ďalej. V prípade, že žiadateľ spĺňa všetky podmienky grantového programu, môže smelo začať s prípravou relevantnej dokumentácie.
V druhom kroku, kedy by mal žiadateľ vedieť „čo potrebuje“ a čo mu v organizácií chýba je nutné pristúpiť k vyplneniu samotnej žiadosti. Žiadosť je jadrom celého projektu, kde žiadateľ zadefinuje všetky podrobnosti projektu. Medzi ne patrí presný začiatok a ukončenie implementácie projektu (harmonogram), presné informácie o združení (napr. dátum vzniku, číslo bankového účtu, telefonické čísla, mail, webová stránka a pod.), zainteresované osoby v realizácií projektu, ciele projektu, náklady projektu, obstarané predmety/náklady na ocenenia/školenia v rámci projektu, rozpočet projektu a mnoho iných informácií, ktoré si žiadosť vyžaduje. V prípade, že nemáte žiadne skúsenosti s kompletizáciou žiadosti, je nutné si vyhradiť dostatok času na jej prípravu. Ťažko určiť, koľko času Vám zaberie príprava žiadosti, pretože náročnosť projektov je veľmi individuálna. Niekedy sa jedná o dni, niekedy o týždne či celé mesiace.
Pri hodnotení projektov zo strany komisie je možné často počuť, že žiadatelia o grant nesplnili rôzne formálne podmienky. Môže to znieť smiešne, ale príčinou môžu byť aj gramatické chyby. Preto je nutné si dať pozor aj na takéto chyby a neodradiť komisiu pri hodnotení žiadosti práve vzhľadom na uvedenú skutočnosť. Medzi ďalšie chyby zo strany žiadateľa môže patriť nedodanie všetkých relevantných príloh k žiadosti. Niekedy ide o zriaďovateľskú listinu, čestné vyhlásenia alebo iné. Tak isto je nutné zistiť, či riadiaci orgán nepožaduje doklady nie staršie ako 3 mesiace. Žiadateľ by si mal uvedomiť, že v prípade ak predloží starší dokument, ohrozuje celý projekt a komisia ho môže vylúčiť z hodnotiaceho procesu. Tak isto odporúčam žiadateľom, aby si uvedomili fakt, že mnoho inštitúcií si vyhradzuje 30 dňovú lehotu na vydanie potvrdení. Preto si treba dobre zvážiť, či žiadateľ stihne vybaviť aj takúto dokumentáciu včas. Ďalšou častou chybou žiadateľa je, že projekt predloží riadiacemu orgánu neskoro. Preto si treba zistiť aké sú podmienky na predloženie projektu, či už prostredníctvom pošty alebo osobne. Ak sa žiadateľ rozhodne predložiť projekt osobne, treba si zistiť otváracie hodiny podateľne (niekedy je podateľňa otvorená len do 12:00 hod.).
Ako som Vám mohla v krátkosti uviesť, chyby môžu byť naozaj rôzne. Môže sa jednať o formálne chyby, či už závažnejšie. Je preto si teda hneď na začiatku procesu uvedomiť, či si človek trúfne projektovú žiadosť spísať a skompletizovať sám, alebo to nechá na iných, skúsenejších.
