Od 01.07.2017 začne štát komunikovať so spoločnosťami elektronicky a to prostredníctvom elektronických schránok, ktoré bude spravovať ústredný portál www.slovensko.sk. Do dnešného dňa však túto vymoženosť využíva len malé množstvo podnikateľov, a mnoho z nich nemá vybavený ani občiansky preukaz s čipom, čo tvorí podmienku na vstup do schránky. Bez takéhoto občianskeho preukazu nie je možné sa dostať do elektronickej schránky a nie je možná ani elektronická komunikácia.
Hlavným kľúčom na to, aby sa podnikateľ dostal do svojej elektronickej schránky je okrem občianskeho preukazu s čipom aj čítačka a príslušný software. Úradná elektronická schránka je aktivovaná automaticky, bez súhlasu štatutára či konateľa. Orgány verejnej moci v zmysle legislatívy majú povinnosť komunikovať s firmami elektronicky od 01. 11. 2013, avšak z dôvodu technických obtiažností sa povinnosť niekoľkokrát posunula. Právnické osoby, ktoré nie sú zapísané v Obchodnom registri SR (napríklad občianske združenia) majú termín na registráciu povinnej aktivácie elektronickej schránky čas do mája 2018.
Aj keď sa štát snaží papierové podávanie dokumentov pomaly ukončiť, aj po aktivácií týchto schránok listy úplne nevymiznú. Legislatíva jasne vymedzuje inštitúcie, ktoré budú musieť “papierovo” aj naďalej komunikovať.
Ktoré inštitúcie však majú povinnosť komunikovať elektronicky? Elektronicky majú povinnosť komunikovať súdy, čo v praxi bude znamenať, že do schránok môže prísť napríklad rozhodnutie súdu či príslušná výzva. Na takéto prípady však pripadajú rôzne časové lehoty, čiže ak podnikateľ nebude svoju schránku pravidelne kontrolovať, môže mu vzniknúť vážny problém. To, že si podnikateľ takúto zásielku neprevezme vo svojej elektronickej schránke, alebo ju prehliadne, bude jeho problémom, pretože odoslanie sa bude považovať automaticky za prebrané a akceptované.
Čo však v prípade, ak je konateľ zahraničnou osobou? V prípade, že konateľ je zahraničnou osobou a teda nemá možnosť si vybaviť občiansky preukaz s čipom (táto podmienka je viazaná na občianstvo Slovenskej republiky), môže poveriť inú fyzickú osobu (občana SR), ktorá mu bude schránku pravidelne spravovať. Udeliť takéto oprávnenie sa môže prostredníctvom žiadosti, ktorá sa podá v listinnej podobe s notársky overeným podpisom majiteľa elektronickej schránky a zašle sa na adresu Úradu vlády SR.
